Переход на КЭДО в 2025 году: плюсы и минусы, популярные программы

Переход на электронный кадровый документооборот — важный шаг, который требует взвешенного подхода. Как и любое нововведение, переход на КЭДО имеет как положительные стороны, так и возможные трудности. Прежде чем принимать решение о внедрении системы, важно оценить все плюсы и минусы КЭДО в контексте конкретной организации. Это поможет понять, какие ресурсы понадобятся и каких результатов можно ожидать. Ниже представлены основные преимущества и потенциальные недостатки, с которыми могут столкнуться компании в процессе цифровизации кадрового документооборота.

Преимущества перехода на КЭДО:

• Существенная экономия времени на оформление, передачу и хранение кадровых документов благодаря автоматизации многих процессов.
• Значительное снижение расходов на печать, закупку бумаги, обслуживание печатного оборудования и аренду помещений под архивы.
• Повышение конфиденциальности и безопасности данных за счёт строгого контроля доступа и продвинутых систем защиты информации.
• Удобный удалённый доступ к кадровым документам, позволяющий сотрудникам оперативно получать и подписывать документы вне зависимости от места их нахождения.
• Упрощение процесса аудита и проверок за счёт прозрачного и систематизированного хранения документов.

Недостатки перехода на КЭДО:

• Необходимость первичных затрат на внедрение системы, которые включают приобретение программного обеспечения, оборудования и обучение персонала.
• Обязательное проведение обучения сотрудников работе в новой системе, что может вызвать временные неудобства и сопротивление части персонала.
• Риски технических сбоев и проблем с программным обеспечением, которые могут привести к временному простою или потере данных без своевременных резервных копий.
• Возможная потребность в постоянной технической поддержке, что увеличивает текущие расходы.

Взвешивая все плюсы и минусы, становится очевидно, что несмотря на определённые сложности внедрения, переход на КЭДО открывает перед организациями новые возможности для оптимизации работы с документами. При грамотной подготовке и выборе надёжной программы, система способна существенно повысить эффективность кадровых процессов и снизить административную нагрузку.

После того как решение о переходе на электронный кадровый документооборот принято, важно выстроить чёткий и понятный план действий. Ошибки на этапе внедрения могут привести к правовым рискам, неудобствам для сотрудников и срывам внутренних процессов. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо понимать, как внедрить КЭДО в организации грамотно и последовательно. В этом разделе приведён подробный алгоритм, который поможет организовать переход без лишних затрат времени и ресурсов.

Порядок действий по переходу на электронный документооборот включает следующие шаги:

Шаг 1. Издание приказа

Первым шагом является издание приказа о переходе на КЭДО, в котором прописываются сроки, ответственные лица и детали организации процесса.

Шаг 2. Уведомление сотрудников

После приказа необходимо направить сотрудникам официальное уведомление о переходе на КЭДО, в котором разъясняется порядок работы с электронными документами.

Шаг 3. Получение согласия сотрудников

Работодателю важно получить от каждого сотрудника письменное или электронное согласие на переход на КЭДО. Без такого согласия вести электронный документооборот с сотрудником будет невозможно.

Шаг 4. Выбор и установка программного обеспечения

На этом этапе важно выбрать подходящую программу КЭДО. Одной из самых популярных является система Контур Диадок, которая хорошо зарекомендовала себя благодаря надёжности, удобству и широким возможностям интеграции с другими системами.

Шаг 5. Обучение персонала

Обязательный этап – проведение инструктажа и обучения сотрудников работе в новой системе.

Шаг 6. Внедрение системы и начало работы

Финальный этап – полный переход на электронный формат документооборота с регулярным мониторингом и поддержкой сотрудников на начальном этапе.

Следование этому пошаговому плану поможет организовать переход на КЭДО пошагово — с минимальными рисками и максимальной эффективностью. Важно не только соблюдать регламент, но и уделять внимание внутренним коммуникациям и поддержке сотрудников, что значительно ускорит адаптацию к новой системе.

Существует множество программных решений, среди которых выделяется система Контур Диадок. Она позволяет безопасно обмениваться документами между сотрудниками и организациями, а также осуществлять хранение документов в облачном формате. Кроме того, можно интегрировать систему с 1С и другими популярными бухгалтерскими, а также кадровыми программами.

Другие популярные решения:

• HRlink – система с ИИ и проверкой ЭП, ускоряет подписание документов до 1 минуты.
• Nopaper – мобильное решение для КЭДО, интеграция с 1С, позволяет подписывать до 90% кадровых документов дистанционно.
• 1С:Кабинет сотрудника – поддерживает ЭП, загрузку бумажных документов и полностью совместим с экосистемой 1С.
• СБИС – мощная экосистема с ЦОД, маршрутами подписания и шаблонами документов.
• Directum HR PRO – модульная система: можно подключать только нужные блоки КЭДО (например, отпуска, приёмы на работу).
• EmplDocs – работает на базе 1С, с безопасным доступом к шаблонам, справкам, заявкам и расчетным листкам через личный кабинет.
• VK HR TEK – кастомизируемое решение с безопасностью по стандарту Tier 3, гарантирует стабильную работу.
• ELMA365.КЭДО – отказоустойчивый и масштабируемый сервис с гибкой архитектурой.
• ТопФактор – комплекс для автоматизации всего HR-процесса, поддерживает учёт по нескольким юрлицам.
• EasyDocs – простое решение с автозаполнением, поддержкой ГПД и выпуском ЭП прямо в интерфейсе.

Также рекомендуем обратить внимание на услуги компании Bridge Group, которая занимается профессиональным внедрением КЭДО: подбирает подходящие решения, настраивает системы, проводит обучение и сопровождает процесс перехода на электронный кадровый документооборот.

Переход на кадровый электронный документооборот КЭДО – это стратегическое решение, которое позволит оптимизировать бизнес-процессы, сэкономить ресурсы и повысить прозрачность кадровой работы.