Аспро.Cloud: единая система для управления проектами, задачами и финансами

Один из основных модулей Аспро.Cloud — CRM. Система помогает выстраивать долгосрочные отношения с клиентами, повышать их лояльность и заключать больше прибыльных сделок.

Виды представления

Когда сделка попадает в воронку продаж, система сразу создает карточку на канбан-доске. Так менеджер видит, на каком этапе находится клиент и какие действия нужно проделать чтобы успешно закрыть сделку. А руководителю это помогает контролировать процесс и быстро понимать, где продажи движутся вперед, а где есть стопоры.

Чтобы получить больше данных о сделках, их можно открыть в формате списка. В таблице отображаются ключевые параметры: дата создания, источник, бюджет, этап и клиент. Также вы можете вывести любую другую информацию. Например, плановую дату закрытия или количество касаний с клиентом.

На канбан-доске удобно наглядно контролировать процесс, а в формате списка — управлять сделками. Например, можно быстро отфильтровать сделки по нужным параметрам и не тратить время на ручной поиск. Также доступна группировка по контрагенту, менеджеру, источнику лида или этапу продаж. Это помогает анализировать эффективность работы и находить узкие места в процессе.

Еще один удобный инструмент — мультиредактирование. Если вы отфильтровали сделки по нужному признаку и хотите внести правки, например, изменить дедлайн или ответственного, не нужно открывать каждую карточку вручную. Просто отметьте нужные сделки и в один клик обновите данные. Это заметно ускоряет работу и снижает количество ошибок.

Мультиворони продаж

Аспро.Cloud позволяет создавать отдельные воронки продаж: для холодных и теплых клиентов или под разные услуги. Благодаря этому менеджеры ведут сделки по своим сценариям, не путаются в этапах и повышают конверсию на каждом шаге.

Создание сделки

Сделку можно создать вручную: указать название, описание и контакты контрагента. Это удобно, если менеджер общается с клиентом лично. Например, когда покупатель приходит в офис и оформляет заказ во время встречи.

Если же заявка пришла из соцсетей, мессенджеров или сайта, вносить данные вручную не нужно — это делают бесшовные интеграции. Система автоматически собирает обращения из разных каналов, создает сделки и распределяет их по воронкам продаж.

Если от одного клиента поступает несколько заявок, система автоматически определяет дубли и объединяет данные в одной карточке. Это экономит время и помогает не потерять ни один лид.

Карточка сделки

Это рабочее пространство менеджера. В карточке хранится вся информация о контрагенте и сделке, чтобы менеджер при общении с клиентом видел всю историю взаимодействия и мог персонализировать общение.

Карточку сделки можно настроить под свои бизнес-процессы, чтобы важная информация всегда была под рукой. Для этого доступны пользовательские поля — блоки, в которых можно хранить любые данные. Например, срок доставки, способ оплаты или категорию клиента. Такой подход помогает адаптировать систему под специфику бизнеса.

Шаблон карточки сделки можно менять под свои задачи: добавлять, удалять или переставлять поля. Это как рабочий стол: когда все инструменты под рукой, работать проще и быстрее. Настройте шаблон под процессы вашего отдела продаж, чтобы сможете быстрее находить нужные данные и принимать решения.

База клиентов

Система автоматически сохраняет контакты всех клиентов и формирует единую клиентскую базу. Это позволяет быстро находить нужного человека и повторно связываться с ним.

Также система позволяет сегментировать базу клиентов по любым признакам: семейному положению, городу проживанию, предпочтениям или источнику обращения. Создавайте группы покупателей и запускайте маркетинговые кампании. Например, показывайте специальные предложения постоянным клиентам, запускайте акции для новых покупателей или отправляйте напоминания тем, кто давно не делал заказ. Такой подход помогает повысить лояльность, увеличить конверсию и вернуть неактивных клиентов.

Чтобы эффективно управлять задачами и контролировать дедлайны, в Аспро.Cloud есть таск-трекер. Он помогает оптимизировать командную работу, сделать ее прозрачной и предсказуемой.

Форматы отображения задач

В Аспро.Cloud доступно пять видов представления задач:

●      диаграмма Ганта;

●      планирование по папкам;

●      канбан-доска;

●      список;

●      календарное отображение.

В зависимости от цели можно менять вид отображения. Например, планировать долгосрочные проекты на диаграмме Ганта, распределять задачи по ответственным в виде списка или отслеживать загрузку команды через календарь. Такой подход помогает выбрать формат, который лучше всего подходит под конкретный процесс и делает работу нагляднее.

Диаграмма Ганта

Это инструмент для визуального планирования задач и проектов. Она отображает задачи в виде горизонтальных полос на временной шкале и показывает, кто и когда выполняет ту или иную работу. Такой формат помогает видеть всю картину проекта, понимать взаимосвязи между задачами и своевременно реагировать на отклонения.

Инструмент помогает:

1. Четко устанавливать сроки. Благодаря наглядному отображению сроков задач вы можете точно планировать время выполнения и избегать задержек в проектах.
2. Оптимизировать нагрузку специалистов. Вы можете отслеживать участие сотрудников в проектах и их нагрузку, что помогает сбалансировать рабочие ресурсы и избежать перегрузок.
3. Контролировать выполнение проекта. Вы сразу видите, какие задачи уже выполнены, какие находятся в работе, а какие требуют внимания. Это упрощает контроль сроков и повышает прозрачность процессов.

Планирование

Это формат, в котором задачи организованы как файлы на компьютере. Система позволяет гибко структурировать задачи: по отделам, датам, статусам или приоритетам. Благодаря этому можно быстро ориентироваться в задачах, фокусироваться на ключевых направлениях и видеть общую картину работы команды.

Канбан-доска

Этот инструмент помогает визуализировать работу. Задачи отображаются в виде карточек, которые можно перемещать между столбцами по этапам работы. Такой формат помогает контролировать поток задач, видеть узкие места и равномерно распределять нагрузку в команде.

Список

Здесь все задачи отображаются в виде таблицы. Рядом с названием показана основная информация: постановщик, ответственный, дедлайн и этап выполнения. Если стандартных столбцов недостаточно, можно добавить любые поля. Например, приоритет, проект или тип задачи. Так вы будете видеть именно те данные, которые важны для ваших бизнес-процессов.

В списке можно фильтровать задачи по любым признакам: ответственному, крайнему сроку, тегам или статусу. Если нужно внести изменения сразу в несколько задач, используйте функцию мультиредактирования. Например, замените ответственного, если сотрудник ушел в отпуск, или скорректируйте дедлайны для группы задач. Это экономит время и помогает поддерживать порядок в проекте.

Календарное отображение

Этот вид отображения помогает наглядно планировать расписание и распределять задачи по дням. Все дела отображаются прямо в сетке календаря — видно не только дату, но и продолжительность каждой задачи. Такой формат позволяет сразу оценить загрузку, избежать пересечений и не пропустить важные события.

Карточка задачи

Чтобы не искать информацию о задаче в разных источниках, ее можно хранить прямо в карточке. Все данные собраны в одном месте, это гарантирует, что ничего не потеряется и всегда будет под рукой.

В карточку задачи можно прикрепить любые документы и медиафайлы. Файлы удобно загружать с компьютера, телефона или из облачных хранилищ — все материалы будут собраны в одном месте и доступны команде в любой момент.

В карточке задачи также можно назначать роли: ответственного, соисполнителей и наблюдателей. Такой формат делает процесс прозрачным: каждый понимает свою зону ответственности и всегда остается в курсе прогресса по задаче.

Пользователи могут настраивать макет карточки под себя, чтобы рабочее пространство было удобным, а ключевая информация отображалась сразу при открытии задачи. Это помогает команде работать быстрее и не тратить время на поиск нужных данных.

Если задача сложная и объемная, можно ее декомпозировать. Создайте подзадачи — они имеют те же поля, что и классические задачи, но связаны с родительской сущностью. Декомпозиция помогает структурировать работу, разбить ее на этапы и увеличить прозрачность выполнения.

Затраченное время

В карточке задачи встроен тайм-трекер, который фиксирует время работы над задачей и собирает статистику по каждому сотруднику. С его помощью можно увидеть, кто и сколько времени потратил, на какие этапы ушло больше ресурсов и где есть перегрузка. Эти данные помогают объективно оценивать эффективность и планировать нагрузку команды.

Если у вас есть стандарт временных затрат, установите плановое время к задаче, а потом зафиксируйте фактическое. Расхождения плана и факта помогут понять, кто и почему работает недостаточно продуктивно, какие трудности есть в ходе работы.

Регулярные задачи

Система позволяет автоматизировать постановку повторяющихся задач. Достаточно один раз создать шаблон и установить расписание. Например, ежедневное, еженедельное или ежемесячное создание задач.

Новые задачи будут появляться автоматически в указанные сроки, без участия менеджера. Это помогает не забывать о регулярных процессах, экономит время и снижает риск ошибок при ручном планировании.

Для комплексной работы над проектами в Аспро.Cloud есть специальный модуль. В нем — набор инструментов, который помогает эффективно планировать задачи, распределять ресурсы без ошибок и контролировать прогресс. Можно выполнять все задачи по проекту в одном месте, не переключаясь между программами.

Карточка проекта

Карточка проекта — это рабочее пространство команды, где собрана вся информация: задачи, документы, финансы, этапы и участники. Когда все работают в единой среде, проще координировать действия, отслеживать прогресс и видеть реальную картину проекта. Такой формат помогает держать все под контролем, ускоряет коммуникацию и делает управление прозрачным.

Подробнее расскажем о некоторых инструментах модуля «Проекты». 

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — инструмент для планирования и контроля проекта. Она помогает выстраивать этапы работы, задачи и связи между ними, распределять ресурсы — время и нагрузку сотрудников. На диаграмме видно, как продвигается проект: какие задачи уже выполнены, какие в работе и где есть риски срыва сроков. Такой формат позволяет оперативно оценивать прогресс и корректировать план, чтобы команда укладывалась в дедлайны.

На наглядной цветовой схеме легко оценить корректность планирования и при необходимости внести изменения. Если изменить дедлайн одной задачи, сроки связанных этапов пересчитаются автоматически. Благодаря автопланированию не нужно вручную править каждую задачу. Система сама обновит график и сохранит точность сроков.

Если задачу нельзя начать до завершения предыдущей, установите между ними блокирующую связь. Тогда сотрудник не сможет приступить к работе раньше времени. Такие связи помогают поддерживать порядок, соблюдать логику выполнения и предотвращать хаос в проекте.

Оплачиваемые задачи

В каждой задаче встроен тайм-трекер, который фиксирует затраченное на проект время. Эти данные можно использовать для выставления счетов клиентам и расчета оплаты сотрудникам с почасовой ставкой.

Пользователь сам определяет условия, по которым система считает стоимость задачи, к примеру:

●      какое время учитывать — плановое, фактическое или за всю задачу целиком;

●      какая ставка для разных отделов или сотрудников;

●      какая стоимость часа для заказчика, а какая — для команды;

●      сколько доначислить налогов в итоговую сумму.

Эти условия можно изменять как для проекта, так и для отдельных задач. Автоматизация экономит время и делает финансовый учет прозрачнее. А чтобы контролировать доходы и расходы было еще проще, система автоматически передает данные в бюджет проекта. Так вы всегда видите актуальную финансовую картину и контролируете рентабельность.

Бюджет проектов

Аспро.Cloud помогает вести финансовый учет по каждому проекту. Встроенные инструменты позволяют планировать расходы и доходы, контролировать ключевые показатели и своевременно отслеживать перерасходы или кассовые разрывы.

В разделе «Финансы» вы можете:

●      планировать доходы и расходы;

●      фиксировать все поступления и списания;

●      сравнивать план/факт;

●      отслеживать рентабельность проекта;

●      контролировать остатки на счетах и предупреждать кассовые разрывы;

●      анализировать денежный поток.

Постоянный контроль финансов — необходимое условие для своевременных и взвешенных решений.

Шаблоны проектов

Если вы работаете с похожими между собой проектами, используйте шаблоны. Достаточно один раз создать заготовку, чтобы потом запускать новые проекты в пару кликов. Система автоматически заполнит основные поля, добавит базовые задачи и сроки. Вам останется лишь внести уточнения. Если направлений несколько, можно создать отдельный шаблон для каждого.

Инструменты для гибких методологий

Модуль Agile подходит для команд, которые работают по Scrum, Kanban или Scrumban. В одной системе можно организовать работу по любой гибкой методологии. Например, разработчики могут планировать задачи по Scrum: формировать спринты, проводить планирования и ретроспективы. А маркетинговая команда работать по Kanban: отслеживать задачи на доске и контролировать загрузку команды в реальном времени.

В модуле Agile собраны все инструменты для гибкого управления проектами: б

●      бэклог для приоритизации поручений;

●      спринты для итерационной работы;

●      канбан-доска и WIP-лимиты для контроля нагрузки;

●      Story Points для оценки сложности;

●      эпики для структурирования проекта;

●      конструктор ретроспектив для анализа и отчеты для оценки эффективности команды.

Все модули в системе напрямую или косвенно связаны с финансами. Но детально анализировать поступления и расходы удобнее в отдельном модуле. Он помогает видеть финансовую картину целиком и принимать обоснованные управленческие решения.

Интеграции с банками

Пользователям Аспро.Cloud не нужно вручную вносить данные о платежах. Если оплата прошла через банк, информация автоматически появится в системе благодаря встроенным интеграциям. Аспро.Cloud зафиксирует операцию, уведомит руководителя и распределит суммы по статьям доходов и расходов, чтобы отчеты всегда оставались точными и актуальными.

Если вам нужно найти конкретную операцию, используйте поиск или фильтр.

Финансовые отчеты

Система автоматически собирает поступления и списания в единый список, распределяет их по статьям учета и сразу отображает в отчетах — ДДС и ПиУ. Далее рассмотрим основные инструменты финансовой аналитики, которые позволяют управлять активами компании.

Денежный поток

В отчете ДДС отображается вся история движения денежных средств. Как только деньги поступают на счет или списываются с него, данные автоматически попадают в отчет. Из LLC можно увидеть, откуда пришли средства, на что они были потрачены и сколько осталось на счетах. С помощью отчета удобно контролировать расходы, управлять денежным потоком и анализировать финансовые результаты по направлениям деятельности.

Если работаете с иностранными валютами, в отчете увидите курсовую разницу. Мультивалютность помогает вести сделки с контрагентами из других стран.

Прибыли и убытки

В отчете ПиУ отражаются прибыль, расходы и рентабельность компании. Когда сделка закрыта, связанная с ней операция автоматически попадает в отчет. ПиУ показывает, насколько эффективно работает бизнес, какие направления приносят больше прибыли и где возникают перерасходы по статьям затрат.

Платежный календарь

Чтобы всегда понимать, какие доходы и расходы ожидаются, используйте платежный календарь. Этот инструмент помогает планировать поступления и платежи, контролировать баланс и избегать кассовых разрывов.

Если на счете будет недостаточно денег для погашения обязательств, календарь выделит этот день красным цветом, чтобы вы успели изменить планы. А если плановые транзакции не будут выполнены в срок, то система автоматически перенесет операции на следующий день и поставит желтый восклицательный знак. Чтобы убрать напоминание, нужно привязать фактическую операцию. Эти визуальные элементы помогают быстро оценить состояние счетов компании.

Платежный календарь помогает отслеживать состояние счетов в реальном времени и принимать решения на основе актуальных данных и краткосрочных прогнозов. Сравнение показателей план/факт позволяет вовремя замечать отклонения и корректировать финансовые потоки.

Виджеты

Чтобы отслеживать финансовые показатели в динамике и не открывать отчеты каждый раз, можно разместить виджеты на рабочем столе. Вы сами выбираете, какие метрики отображать. Например, выручку, прибыль, расходы, рентабельность или остатки на счетах. Данные на виджетах обновляются автоматически, поэтому вы всегда видите актуальную картину бизнеса.

Если нужна более конкретная информация, например, по периоду, организации или виду деятельности, можно настроить фильтр. Виджет будет показывать только нужные показатели. 

Чтобы снизить нагрузку на сотрудников, ускорить процессы и сократить количество ошибок, используйте автодействия. Это автоматические сценарии, которые система выполняет по заданным условиям. Например, создает сделку, отправляет уведомление, формирует счет или меняет ответственного в задаче.

Сценарии использования автодействий:

1. Как только клиент оставляет заявку, система отправляет ему приветственное сообщение. Это сокращает период ожидания ответа и увеличивает лояльность.
2. Если подчиненный нарушает дедлайн, система отправляет напоминание руководителю. Это позволяет контролировать работу, но не уходить в микроменеджмент.
3. Как только система получает информацию о новом поступлении, она автоматически распределяет его в нужную статью учета.

Другой инструмент автоматизации в Аспро.Cloud — «‎Бизнес-процессы»‎. Он обеспечивает бесшовную интеграцию между модулями, чтобы сотрудники могли работать в едином пространстве: совместно решать задачи, быстро обмениваться информацией и выстраивать процессы, которые охватывают несколько отделов, подразделений или филиалов компании.

Чтобы настроить бизнес-процесс и автоматизировать работу, важно продумать сценарий: какие задачи следуют друг за другом, как взаимодействуют отделы и какая информация кому нужна. После этого система самостоятельно будет передвигать задачи по этапам. Такой инструмент сокращает количество рутинных действий и избавляет от микроменеджмента.

С Аспро.Cloud легко контролировать остатки товаров на складах. Модуль «Складской учет» помогает планировать закупки и отслеживать движение товаров, чтобы избежать дефицита или избыточных запасов.

Система показывает не только количество товаров, но и их стоимость. Если цена меняется от закупки к закупке, она автоматически рассчитывает среднюю стоимость — это помогает точно определять себестоимость.

Еще одно преимущество — возможность привязывать товары к сделкам. Менеджер просто выбирает нужные позиции, а система сама рассчитывает итоговую сумму к оплате и исключает человеческий фактор.

У системы много бонусов, которые упрощают работу.

Управление доступами

Чтобы защитить конфиденциальные данные, можно настроить сотрудникам разные уровни доступа к разделам системы. Администратор управляет настройками, а сотрудник — использует только нужные инструменты. Если нужно скрыть информацию или целый раздел, доступ можно полностью закрыть.

Чтобы упростить управление правами доступа, можно изменять настройки сразу для группы пользователей, например для целого отдела.

Интеграции

В Аспро.Cloud есть более 60 готовых интеграций. Синхронизировать сервисы между собой очень просто. Поэтому вам не придется оплачивать услуги разработчика.

Если встроенных интеграций недостаточно, можно использовать открытый API для связи Аспро.Cloud с любым софтом или сервисом. Интеграции помогают работать в одной системе вместо того, чтобы хранить информацию разрозненно.

Импорт данных

Для быстрого переноса данных из Google или Excel таблиц, а также других сервисов для бизнеса, можно использовать импорт файлов в формате CSV. Просто выгрузите информацию в CSV и добавьте ее в Аспро.Cloud. Система сама создаст новые сущности на основе данных. 

Аспро.Cloud — не просто CRM, а многофункциональный инструмент для бизнеса, который помогает управлять всеми процессами компании из одной программы. Чтобы оценить его функционал, можно зарегистрироваться на платформе и протестировать возможности Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней.

Во время тестового периода новым пользователям доступен максимальный тариф. За две недели работы в демо-версии можно оценить функциональность системы и выбрать подходящий тариф. Благодаря интуитивному интерфейсу и понятной документации разобраться в системе легко даже новичку.