Топ-10 сервисов для создания базы знаний

Аспро.Cloud — платформа для совместной работы. Позволяет не только создавать статьи, но и эффективно управлять компанией: ее проектами, сделками и финансами.

Возможности: 

●      Понятный редактор: можно изменить текст, вставить медиафайлы, таблицы, ссылки и код.

●      Удобная структура: можно прикрепить дополнительные статьи к главному документу и связать их с несколькими разделами одновременно.

●      Быстрый поиск статей по ключевым словам и тегам.

●      Автодействия при работе с базой знаний. Можно поставить коллегам задачу на проверку статьи или призвать автора к ответу.

●      Совместная работа над контентом: возможность обсуждать материал в комментариях и вносить изменения прямо в системе.

●      Разные права доступа: позволяют регулировать, кто может изменять или просматривать материалы.

●      Оценка материалов и комментарии для обратной связи от читателей.

●      Внешний вид: можно оформить под корпоративный стиль организации, изменить цвета, выбрать обложку с логотипом и вставить иконки соцсетей.

●      Внешняя база знаний: любой пользователь в интернете сможет увидеть статьи.

Как начать пользоваться. База знаний доступна на бесплатном тарифе, для начала работы с ней достаточно зарегистрироваться. Другими возможностями Аспро.Cloud можно пользоваться 14 дней бесплатно.

WEEEK — приложение для управления проектами и планирования дел. В нем можно добавлять инструкции в базу знаний, вести сделки в CRM и отслеживать эффективность команды.

Возможности:

●      Статьи удобно группировать по темам, а также связывать с проектами.

●      В редакторе можно изменять текст, вставлять таблицы, списки, цветные блоки и код.

●      Внешняя база позволяет публиковать инструкции и ответы на популярные вопросы пользователей.

●      База для заметок и личного дневника.

●      Упоминания статей в документах для связки материалов.

●      Шаблоны для однотипных статей: с ними можно быстро создать новые документы.

●      Права доступа: можно ограничить доступ некоторым пользователям на чтение или редактирование документов.

●      Цветные блоки: помогают выделить информацию в статье.

●      Совместная работа над материалами через комментарии.

Как начать пользоваться. Материалы можно публиковать на бесплатном тарифе. Также можно подключить тестовый период на 2 недели с полным доступом ко всем функциям.

TEAMLY — платформа для командной работы и хранения знаний сотрудников. Помогает вести проекты, назначать задачи и добавлять полезную информацию для команды в базе знаний.

Возможности:

●      Вставка медиафайлов и диаграмм в документы.

●      Есть рабочие пространства, которые помогают разделить материалы по командам и направлениям.

●      AI-ассистент: помогает редактировать текст.

●      Умные таблицы, канбан-доски и интеллект-карты — инструменты, которые визуализируют и анализируют информацию.

●      Есть шаблоны статей, чтобы быстрее создать типовые материалы.

●      Быстрый поиск статей по синонимам и ключевым словам.

●      Нужный документ можно найти с помощью фильтров и сортировки.

●      Совместная работа: материалы могут редактировать сразу несколько человек.

●      Инструкции можно выложить в интернете, а также дать гостевой доступ к некоторым внешним пользователям. 

Как начать пользоваться. Можно использовать базу знаний на бесплатном плане или попробовать инструмент в тестовом периоде.

Yonote — приложение, в котором можно планировать дела и писать заметки. Сервис может работать как полноценный таск-менеджер. Также в нем есть функционал базы знаний.

Возможности:

●      В заметках можно написать текст в несколько колонок, чтобы удобно структурировать информацию.

●      Редактор помогает добавлять разные виды медиафайлов, таблицы, диаграммы и формулы.

●      Базы данных с разными представлениями: таблицы, календари и канбан-доски.

●      Несколько статей можно вставить в 1 документ: это помогает группировать их по темам.

●      Синхронизация блоков: изменения в одном месте отображаются сразу в других.

●      Права доступа позволяют ограничить чтение или редактирование статей для некоторых пользователей.

●      Внешняя база: пригодится для клиентов, которые ищут ответы на вопросы и инструкции.

●      Приватные коллекции для личной работы: только вы видите свои заметки.

Как начать пользоваться. Создавать заметки и инструкции можно на бесплатном тарифе. 

Yandex Wiki — сервис, в котором можно создавать базу знаний для сотрудников компании. В программе можно публиковать регламенты, инструкции, чеклисты и другую важную информацию.

Возможности:

●      Страницы с иерархией — удобно разбивать информацию на разделы и подстраницы.

●      Группировка статей по проектам и темам.

●      В документы можно добавить файлы, диаграммы, код, формулы и динамические таблицы.

●      Быстрый поиск по всем страницам статей.

●      Есть шаблоны, с которыми можно быстро создать похожие статьи.

●      Права доступа позволяют ограничить просмотр и редактирование статей.

●      История изменений помогает отследить правки в заметках.

●      Можно добавить страницы в избранное, а также подписаться на обновления, чтобы не пропустить изменения.

●      Страницы можно добавить в избранное, а также подписаться на их обновление.

●      Можно добавить задачи из Yandex Tracker и формы из Forms.

Как начать пользоваться. Базу знаний в системе могут использовать только те пользователи, у которых есть Яндекс 360 для бизнеса. Для остальных нужно оформить подписку — от 299 ₽ в месяц за одного сотрудника.

Документерра — платформа, в которой можно создавать базы знаний и сайты документации. Также в программе можно управлять проектами и работать командой.

Возможности:

●      Умный поиск с поддержкой AI.

●      Есть ИИ-корректор, который помогает писать и редактировать тексты.

●      Редактор работает в двух режимах — визуальном и HTML.

●      Можно изменить текст, добавить таблицы, медиафайлы, вкладки, колонки, блоки с примечаниями и ссылки.

●      Вставка диаграмм через внешние программы.

●      Подсветка синтаксиса для примеров кода — полезно для разработчиков.

●      Статистика просмотров документов и система голосования.

●      Комментарии и отзывы помогают собирать обратную связь.

●      История версий статей: можно сравнить изменения и вернуть старую версию.

●      Уведомления о новых комментариях и правках статей.

●      Есть аналитика поисковых запросов: помогает понять, на какие вопросы пользователи не нашли ответы.

Как начать пользоваться. Бесплатно протестировать функционал можно в тестовом периоде. Чтобы продолжить использовать базу знаний, нужно выбрать один из платных тарифов. Цена начинается от 13 500 ₽ в месяц за 2 пользователя.

Minerva Knowledge — система управления знаниями и обучения работников. В ней можно создавать инструкции, скрипты и документацию, объединять материалы в единую базу и подключать к ней сотрудников из разных подразделений.

Возможности: 

●      Автоматическая миграция из Confluence и других сервисов.

●      Мощный редактор: можно создать графики, диаграммы, а также вставить данные из Google Docs, Miro и других внешних сервисов.

●      Точный поиск, который находит статьи даже с учетом опечаток или неправильной раскладки.

●      Уведомления о правках: так все пользователи всегда будут в курсе изменений.

●      Внешняя база: пользователи и клиенты смогут найти ответы на вопросы.

●      Возможность поделиться инструкциями внутри компании или опубликовать их через Minerva Portal.

●      Все документы можно отредактировать совместно — правки сохраняются автоматически, есть история версий, черновики и отложенная публикация.

●      Аналитика материалов, которая показывает, какие материалы востребованы, какие статьи вызывают вопросы и кто из сотрудников не ознакомился с изменениями. 

Как начать пользоваться. Попробовать систему можно на бесплатном тестовом периоде. Он длится 2 недели. По его окончании нужно оформить подписку. Цена начинается от 1 875 ₽ в месяц за 5 пользователей при оплате за год.

EvaWiki — система для ведения базы знаний и командной работы над материалами. Можно хранить знания сотрудников, редактировать страницы вместе с коллегами и делиться информацией с клиентами.

Возможности: 

●      Можно управлять доступом пользователей к страницам и целым разделам.

●      Редактировать страницы можно одновременно вместе с коллегами.

●      Есть макросы, которые позволяют добавить к документам файлы, таблицы, мультимедиа, теги и диаграммы.

●      Можно подписаться на изменения документов, чтобы быть в курсе всех правок.

●      Древовидная иерархия страниц и вложенных статей.

●      Публикация статей для клиентов в открытом доступе.

●      История изменений статьи с возможностью возврата к нужной версии.

●      Аналоги плагинов из Confluence и подключение собственных плагинов.

●      Перенос, копирование и группировка статей между проектами. 

Как начать пользоваться. Использовать сервис можно на бесплатном тарифе.

Битрикс24 — сервис для бизнеса, где можно вести задачи, проекты, CRM, коммуникации и базу знаний. Особенно подойдет тем, кто уже работает в Битрикс24: база легко встраивается в экосистему и помогает не терять знания внутри команды.

Возможности: 

●      Можно структурировать статьи по разделам и подразделам, добавлять теги, использовать умный поиск и делиться ссылками.

●      Гибкая система прав доступа с настройкой ролей для компании, отделов или сотрудников.

●      История изменений статей для контроля за контентом.

●      Редактор для работы с текстами, таблицами, медиафайлами и блоками.

●      Шаблоны и блоки, которые помогают оформлять инструкции и чеклисты.

●      Умный поиск, с помощью которого легко найти нужные заметки.

●      База знаний встроена прямо в интерфейс Битрикс24, так что сотрудники могут получать подсказки и инструкции без переключений. Например, в карточке сделки автоматически показываются инструкции по ее заполнению.

●      Для каждого проекта можно создать отдельную базу — с чеклистами, алгоритмами и обучающими материалами именно для этой команды.

Как начать пользоваться. Создавать документы можно на бесплатном тарифе.

Мегаплан — программа, в которой можно управлять компанией: ставить задачи сотрудникам, общаться с коллегами и делиться с ними полезной информацией в базе знаний.

Возможности: 

●      Статьи можно связать с задачами и сделками в CRM, чтобы работники сразу получали инструкции и нужную информацию.

●      В документах можно вставить медиафайлы, списки, таблицы, код, ссылки, аудио и вложенные файлы.

●      В редакторе можно изменить цвет текста и фона, оформить цитатами и блоки с кодом.

●      Разные права доступа, чтобы разграничить материалы по отделам и проектам.

●      Статьи можно публиковать по разделам, чтобы было удобнее найти нужный документ.

●      Чтобы быстро найти документы, есть поиск по заголовкам.

●      Можно создать шаблоны, дублировать статьи, переносить их между базами и восстанавливать удаленные материалы. 

Как начать пользоваться. Протестировать программу можно в пробном периоде. Далее нужно оплатить подписку, чтобы продолжить использовать базу знаний. Цена начинается от 454 ₽ в месяц за пользователя при оплате за год.

Чтобы было легче выбрать подходящий сервис, мы сделали сравнительную таблицу.

Вариантов много, чтобы выбрать что-то одно, можно ориентироваться на несколько критериев. Так вам будет проще сравнивать. Вот некоторые ключевые критерии при выборе сервиса:

1. Удобный интерфейс. Важно, чтобы вам и команде было удобно работать в сервисе. И не нужно было тратить время на обучение инструментам.
2. Функция поиска. С помощью поиска по тегам и названию можно сэкономить время при работе с большим объемом информации.
3. Настройки прав доступа. Разделите документы по отделам и проектам — сотрудники будут видеть только нужную информацию.
4. Командная работа. Если базу знаний заполняют сразу несколько пользователей, удобнее это делать с совместным доступом. Он ускоряет процесс создания статей.
5. Наличие внешней базы знаний. В ней сможете публиковать инструкции и ответы на типовые вопросы для клиентов.

Когда выберете один или несколько сервисов, протестируйте функционал на реальных задачах. Для этого можно использовать пробный период или бесплатный тариф. Также можно записаться на консультацию к специалистам, чтобы они объяснили, как работают инструменты. При необходимости сможете задать вопросы.

Тестируйте сервисы, выбирайте подходящий вариант и начните хранить знания компании в одном пространстве.